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不同的會議適用于不同的會議系統(tǒng)，比如：商務(wù)型視頻會議系統(tǒng)、特殊環(huán)境下的視頻會議系統(tǒng)、教學(xué)型視頻會議系統(tǒng)、會議型雙向視頻會議系統(tǒng)。
視頻會議系統(tǒng)應(yīng)用種類繁多了就需要我們分配管理。視頻會議系統(tǒng)因具有大容量、移動性強(qiáng)、安全性高等突出優(yōu)勢，已全面應(yīng)用在各種會議中，包括日常會議、高層會議、大型會議、跨國會議、移動會議等，可代替企業(yè)90%以上的現(xiàn)場會議。
一、視頻會議系統(tǒng)的會議管理
1、會議預(yù)約，系統(tǒng)自動通知參會人員
發(fā)起人預(yù)約會議，制定會議時間、地點、會議標(biāo)題、簡要內(nèi)容、選定參會人員，系統(tǒng)會自動把會議相關(guān)內(nèi)容及會議登錄密碼以郵件、信息方式發(fā)給參會人員，系統(tǒng)將自動統(tǒng)計參會人員對本次會議的回復(fù)情況。
2、會議簽到
與會人員通過指紋儀，或者以其他方式進(jìn)行會議的簽到。會議進(jìn)行中，其他人員不得入內(nèi)（未經(jīng)授權(quán)人士，無法進(jìn)入會議室）
3、會議投票
會議投票功能在會議前或會議中完成投票的整個過程（發(fā)起、投票、統(tǒng)計、發(fā)布）。
4、會議文件的上傳、共享和桌面的共享
4.1.支持文件上傳和下載。
4.2.與會人員可以將自己當(dāng)前屏幕內(nèi)的顯示內(nèi)容共享給其他遠(yuǎn)程參會人員
4.3.用戶可將各類文件進(jìn)行共享，方便與會者下載。
5、具有電子白板功能
對當(dāng)前屏幕上顯示的會議文檔內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注性操作或修改操作，系統(tǒng)將自動保存當(dāng)前標(biāo)注或修改后的文檔內(nèi)容圖片，以便會后查閱，但并不改變原來的會議文檔內(nèi)容。
6、會議內(nèi)容的錄制保存
全程會議高清攝像記錄功能，支持整個會議的視頻、音頻、修改操作進(jìn)行全程錄像及回放、查詢、發(fā)布以及下載功能。
7、會議總結(jié)、查詢
針對已經(jīng)結(jié)束的會議進(jìn)行查詢查看會議的詳細(xì)內(nèi)容生成會議報表。（提供會議室利用率、個人會議統(tǒng)計、部門會議統(tǒng)計等各種詳細(xì)、摘要報表，支持EXCEL導(dǎo)出，支持柱狀圖、餅圖、折現(xiàn)圖顯示，支持自動發(fā)送，還可根據(jù)需求定制擴(kuò)展。）
該系統(tǒng)具有總結(jié)提供歷史會議與當(dāng)前會議的綜合報表功能，可根據(jù)時間、地點、發(fā)起人、會議標(biāo)題進(jìn)行會議的查詢。
二、視頻會議系統(tǒng)的會議室管理
發(fā)起人可以查看當(dāng)前會議室的使用狀態(tài)，可以對會議進(jìn)行增加、刪除、修改、查看，還具有發(fā)起或撤銷會議、修改會議、延時會議和終止會議的功能。
1、會議設(shè)備自動啟動并自動對接
會議系統(tǒng)自動控制功能，會議時間到達(dá)，異地和本地會議室設(shè)備將自動啟動對接，會議標(biāo)題等內(nèi)容自動顯示在屏幕上，時間到達(dá)后直接進(jìn)入會議狀態(tài)，使遠(yuǎn)程會議更加方便快捷，節(jié)約了更多的時間，為您的工作提高了效益。
2、支持多種會議方式接入
視頻會議系統(tǒng)為用戶提供超清晰的語音溝通環(huán)境，該語音引擎保證在任何網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下都能為用戶提供最小的延遲和最好的音頻質(zhì)量。根據(jù)不同的網(wǎng)絡(luò)自動匹配相應(yīng)的視頻音頻編碼，可以提供清晰流暢的視頻圖像。提供自動接入功能，在外出差的參會人員可以通過電話或電腦可以直接接入到會議中來，免去了人工接入等繁瑣過程，使會議變的輕松快捷。
