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隨著遠程視頻會議系統(tǒng)的全面普及，現(xiàn)代企業(yè)的不斷發(fā)展，跨地域虛擬團隊成為常態(tài)，也促使會議從以溝通為中心轉(zhuǎn)向以分享和協(xié)作為中心。傳統(tǒng)硬件遠程視頻會議實現(xiàn)了語音和視頻的信息溝通，軟件遠程視頻會議在音視頻的基礎(chǔ)上引入了數(shù)據(jù)協(xié)作的能力，能夠提供屏幕共享、文檔共享、電子白板、文字聊天、電子投票等協(xié)作功能，但還沒有提供會議內(nèi)容的傳播、分類、搜索、多對多的異步分享和協(xié)作等功能，需要進一步擴展其協(xié)作能力。
結(jié)合社交網(wǎng)絡(luò)的信息傳播手段，將在會議系統(tǒng)中引入“會議空間”來實現(xiàn)會議內(nèi)容的傳播與共享，在會前可由會議組織者或與會人上傳會議資料，并發(fā)送會議通知給與會方提前了解會議主題，基于權(quán)限可對文檔進行修改、上傳新版本，有文檔更新自動提醒與會者。
在會中，由遠程視頻會議系統(tǒng)直接使用提前上傳的會議資料，減少會議中進行文檔共享的時間，并能夠?qū)崟r錄制會議內(nèi)容并上傳到“會議空間”，對于公開的會議能夠提供會議直播。
在會后，可對會議資料、會議錄像和會議紀要等分類標識，提供點播和下載，提供討論空間供會議后續(xù)的討論和交流。從而，在信息溝通的基礎(chǔ)上做到信息的傳播，實現(xiàn)企業(yè)虛擬團隊的分享與協(xié)作。
