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桌式會議系統(tǒng)是一種工具，它能為遠(yuǎn)程相距的用戶建立相互之間有效臺作的環(huán)境。這一環(huán)境表現(xiàn)為：用戶雙方(或多方)可以利用它方便地對共同感興趣的問題(如設(shè)計方案、投資計劃、商務(wù)合同等)進(jìn)行討論；討論時合作方可以見到對方所出示的文檔(方案、計劃、合同等)，可以相互對話，可以相互修改呈現(xiàn)著的文檔，需要時還可以看到合作方的形象的周圍環(huán)境。
很顯然，要實現(xiàn)這環(huán)境需要利用計算機(jī)領(lǐng)域中的多方面技術(shù)，特別是多媒體技術(shù)。
桌式會議系統(tǒng)的出現(xiàn)有其重要的應(yīng)用背景。這是因為現(xiàn)代工作(不論其為技術(shù)性的，還是商業(yè)性的)常具有其復(fù)雜性和綜合性，這就使得人們無法孤立地盤完成，而離不開與他人的合作。為此，人們迫切希望自己的工作環(huán)境中，備有“可與遠(yuǎn)距外的共事者及時且高效地實現(xiàn)合作”的工具。
桌式會議系統(tǒng)是相對于傳統(tǒng)的會議室用視頻會議系統(tǒng)而開發(fā)的。后者問世較早，但設(shè)備復(fù)雜、龐大，價格昂貴，且要辟專室安置使用；同時對使用者的服務(wù)則以“視聽”為中心。
桌式會議系統(tǒng)之不同之處：一是使用者的服務(wù)“數(shù)據(jù)(文檔)”為中心；二是系統(tǒng)簡化到只占用一個桌面。這也就是為何這種系統(tǒng)有對被稱為“桌式數(shù)據(jù)會議系統(tǒng)”。
上述改進(jìn)使會議系統(tǒng)變成了更符合人們實際需要的合作工具，而且價格低廉；因此近幾年來它出現(xiàn)并推向市場后，迅速地為各種類型的單位和各種層次的部門所歡迎和采用。傳統(tǒng)的會議室用視象會議系統(tǒng)往往只用于大公司中為上層領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)。
