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企業(yè)的工作人員依靠即時通訊服務與同事和外部聯(lián)系人進行交互。但知道使用哪個應用程序來最有效地溝通是一個挑戰(zhàn)。
確定協(xié)作平臺（例如即時通訊）的業(yè)務價值的一個關鍵挑戰(zhàn)是如何量化對生產(chǎn)力的影響。工作風格可以是高度個性化的，而生產(chǎn)力的定義是高度主觀的。在即時通訊出現(xiàn)之前，工作人員依靠少數(shù)獨立的通信應用程序來滿足他們的需求，并且它們的使用是根據(jù)具體情況而定的。有些任務最好通過電子郵件處理，有些任務可以通過電話處理，還有一些任務可以通過即時消息處理。innotrik即時通訊經(jīng)過精心設計，可讓所有應用程序在一個通用平臺上無縫運行，讓員工更輕松地使用多渠道方法來完成工作。
隨著即時通訊平臺采用率的增長，產(chǎn)品的數(shù)量也在增加，為了保持競爭力，供應商不斷向其平臺添加應用程序。這種“越多越好”的方法可能會使平臺對買家更具吸引力，但現(xiàn)實是最終用戶需要管理太多工具。
選擇正確的溝通渠道
大多數(shù)員工只能在有限的程度上同時處理多項任務。過了某個點，擁有更多的應用程序并不會提高用戶的工作效率。基于云的技術可以輕松且經(jīng)濟高效地向即時通訊添加功能。但員工可能會不知所措，從而導致時間浪費和效率低下。并非每個通話都需要基于視頻，而且這也不是一場比誰能使用最多數(shù)量的應用程序來提高工作效率的競賽。
無論組織采用哪種即時通訊平臺，底層技術和支持的應用程序都不是問題。提高生產(chǎn)力的因素是員工如何使用這些應用程序，而這在很大程度上取決于了解使用哪些工具來滿足每組需求。員工不應關注技術能做什么或不能做什么，而應該采用一些最佳實踐來幫助他們?yōu)槭诸^的任務選擇正確的工具和應用程序。
讓我們研究一下為日常工作場所需求選擇正確溝通渠道的三個考慮因素，以及哪種溝通模式對每種溝通方式最有效。將這些建議作為廣泛的指導。大多數(shù)企業(yè)都有多代人的工作場所，溝通方式因人口群體而異。
1、一對一與小組工作
有些工作需要大量的團隊合作，而另一些工作則大多是在辦公桌上進行，與同事的互動主要是一對一的。即時通訊平臺對桌面工作的影響較小。在這里，工作方式以及最有效的溝通工具都已經(jīng)確立。這些工作人員依賴于易于使用且實用的應用程序來完成手頭的任務。即用于簡短通信的電子郵件或innotrik即時通訊系統(tǒng)以及用于更復雜需求的innotrik VoIP電話。在這些情況下，視頻幾乎沒有提供任何額外的好處，并且不會被廣泛使用。
然而，團隊工作變得越來越普遍，即時通訊平臺對于支持分布式團隊特別有用。隨著混合工作的興起，視頻在幫助每個人感受到團隊的一部分方面發(fā)揮著更大的作用。然而，它的沉浸式特性比打電話或發(fā)送電子郵件需要更多的努力，從而導致視頻疲勞。由于即時通訊平臺使所有員工都能輕松訪問視頻和會議工具（以前的情況并非如此），因此即使只是進行一對一的對話，也存在將視頻設為默認設置的誘惑。
通過 innotrik即時通訊為員工提供的所有選項，最好的結(jié)果來自于在團隊工作時做出謹慎的選擇。群組聊天或共享工作空間足以完成大多數(shù)任務，而innotrik視頻會議僅應在群組交互很重要時使用，例如啟動項目或?qū)彶樽罱K結(jié)果。
2、正式與非正式
這個問題與技術關系不大，更多的是關于禮儀以及如何適當溝通。當今的技術使溝通變得更加容易，但也不再那么正式。現(xiàn)在有這么多人在家工作，指導工作場所行為的社交線索越來越少。
年輕工人只了解工作場所的非正式規(guī)范，而數(shù)字移民則出現(xiàn)在更加正式、結(jié)構(gòu)化的環(huán)境中。如果沒有明確說明這些區(qū)別，老一輩和年輕一代就很難做出適當?shù)男袨楹蜏贤ā?/span>
現(xiàn)在工作場所的規(guī)范可能更加靈活，但員工需要知道界限在哪里。例如，當在組織中進行向上溝通時，非正式渠道（例如短信或即時消息）可能不合適。如果使用電子郵件與潛在客戶溝通，應注意使用專業(yè)語言，而不是在更隨意的消息中使用口語或縮寫詞。如果團隊中有人表現(xiàn)不佳，通過innotrik IP電話或視頻通話直接溝通比措辭寬松的電子郵件更好。
即時通訊的多樣化工具集為員工提供了很多選擇，但在專業(yè)環(huán)境中工作時，正式和非正式之間的區(qū)別很重要。在家工作時很容易忽視這條分界線。有效意味著根據(jù)所需的正式程度以正確的方式使用正確的應用程序。
3、交易型與協(xié)作型
這與其他兩個考慮因素重疊，但它是影響選擇正確通信工具的另一個領域。即時通訊通過讓員工同時使用多個應用程序來增加價值。這對于協(xié)作類型的工作很有幫助。參與項目的團隊成員數(shù)量越多，對此能力的需求就越大。隨著團隊變得更大、更加分散，以及項目變得更加復雜和時間敏感，即時通訊的價值也在增加。
許多團隊也部分虛擬，他們需要能夠很好地代表面對面協(xié)作的工具。這就是innotrik視頻會議系統(tǒng)發(fā)揮作用的地方，特別是如果項目本質(zhì)上是視覺的，例如設計或建筑工作。否則，基于文本的溝通是無效的并且會導致時間的浪費。并非每次交互都需要視頻，但它在虛擬團隊協(xié)作中發(fā)揮著關鍵作用。
協(xié)作工作也非常適合多渠道溝通，在這種情況下，團隊需要流暢的工作流程，尤其是在截止日期前。innotrik即時通訊平臺在這里也大放異彩，工作人員可以即時使用多種工具，例如在通過innotrik軟電話與客戶交談時與團隊進行后臺聊天，然后通過文件共享來微調(diào)演示文稿。工具的組合是根據(jù)具體情況而定的，這里的主要思想是innotrik即時通訊提供了以這種方式工作的靈活性。
相反，員工需要以不同的方式進行溝通以滿足更多的事務性需求。所有工作都在某種程度上涉及到這一點，例如確認收到文件、批準工單或接受會議邀請。人工智能現(xiàn)在正在成為即時通訊價值主張的一部分，其用例之一是自動化交易、常規(guī)形式的通信。在那一刻到來之前，工人們必須自己管理這些需求。這里的有效性意味著區(qū)分事務模式和協(xié)作模式，對于前者，使用簡單的渠道來完成工作。