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視頻會議系統(tǒng)方案是一種讓身處異地的人們通過某種傳輸介質(zhì)實現(xiàn)：“實時、可視、交互”的多媒體通訊技術(shù)。它可以通過現(xiàn)有的各種電器通訊傳輸媒體，將人物的靜態(tài)和動態(tài)圖像、語音、文字、圖片等多種信息分送到各個用戶的終端設(shè)備上，使得在地理上分散的用戶可以共聚一處，通過圖形、聲音等多種方式交流信息，增加雙方對內(nèi)容的理解能力，使人們猶如身臨其境參加在同一會場中的會議一樣。
隨著云計算技術(shù)的出現(xiàn)，視頻會議系統(tǒng)方案領(lǐng)域出現(xiàn)了云計算視頻會議模式，云計算視頻會議系統(tǒng)支持多服務(wù)器動態(tài)集群部署，并提供多臺高性能服務(wù)器，大大提升了會議穩(wěn)定性、安全性、可用性。
近年來，云計算視頻會議因能大幅提高溝通效率，持續(xù)降低溝通成本，帶來內(nèi)部管理水平升級，而獲得眾多用戶歡迎，已廣泛應(yīng)用在政府、軍隊、交通、運輸、金融、運營商、教育、企業(yè)等各個領(lǐng)域。毫無疑問，視頻會議運用云計算以后，在方便性、快捷性、易用性上具有更強的吸引力，必將激發(fā)視頻會議應(yīng)用新高潮的到來。云計算視頻會議是視頻會議與云計算的完美結(jié)合，帶來了最便捷的遠程會議體驗。
視頻會議系統(tǒng)方案有時也叫“視頻會議方案”，包括了軟件視頻會議系統(tǒng)和硬件視頻會議系統(tǒng)。
隨著時代的發(fā)展與進步，網(wǎng)絡(luò)與計算機應(yīng)用逐漸普及到社會各個層面。為了提高工作效率，精簡業(yè)務(wù)流程，許多單位和企業(yè)選擇使用視頻會議系統(tǒng)。在兩個或兩個以上不同地方的個人或群體，通過現(xiàn)有的各種電氣通訊傳輸媒體，將人物的靜、動態(tài)圖像、語音、文字、圖片等多種資料分送到各個用戶的計算機上，使得在地理上分散的用戶可以共聚一處，通過圖形、聲音等多種方式來交流信息。
目前視頻會議逐步向著多網(wǎng)協(xié)作，高清化的方向發(fā)展著。而相比傳統(tǒng)的自建視頻會議，租用視頻會議在價格與靈活性上具有不可替代的優(yōu)勢，逐漸受到單位與企業(yè)的青睞，但是，不可否認自建硬件視頻會議更加穩(wěn)定和適合大中型企業(yè)，對于長期使用的企業(yè)也更加經(jīng)濟。那么視頻會議系統(tǒng)方案是如何實現(xiàn)的，給我們帶來哪些便利？
1、多點處理單元(MCU)
MCU是視頻會議系統(tǒng)的核心部分，為用戶提供群組會議、多組會議的連接服務(wù)。目前主流廠商的MCU一般可以提供單機多達64個用戶的接入服務(wù)，并且可以進行級聯(lián)，可以基本滿足用戶的使用要求。MCU的使用和管理不應(yīng)該太復雜，要使客戶方技術(shù)部甚至行政部的一般員工能夠操作。
2、大中小型會議室終端產(chǎn)品
大中小型會議室終端產(chǎn)品是提供給用戶的會議室使用的，設(shè)備自帶攝像頭和遙控鍵盤，可以通過電視機或者投影儀顯示，用戶可以根據(jù)會場的大小選擇不同的設(shè)備。一般會議室設(shè)備帶SONY或CANON的專用攝像頭，可以通過遙控方式前后左右轉(zhuǎn)動從而覆蓋參加會議的任何人和物。
3、桌面型(PC)終端產(chǎn)品
直接在電腦上舉行視頻會議，一般配置費用比較低的PC攝像頭，常規(guī)情況下只能一兩個人使用。
4、電話接入網(wǎng)關(guān)(PSTN Gateway)
用戶直接通過電話或手機在移動的情況下加入視頻會議，這點對國內(nèi)許多領(lǐng)導和出差多的人尤其重要?？梢哉f今后將成為視頻會議不可或缺的功能。
此外，視頻會議系統(tǒng)一般還具有錄播功能。能夠進行會議的即時發(fā)布并且會議內(nèi)容能夠即時記錄下來?；诂F(xiàn)時流行的會議信息資料的要求，本系統(tǒng)能夠支持演講者電腦中電子資料PPT 文檔、FLASH、IE瀏覽器及DVD等視頻內(nèi)容 ，也包括音頻的內(nèi)容等、會議中領(lǐng)導嘉賓視頻畫面、會場參與者視頻畫面的同步錄制。
視頻會議系統(tǒng)方案給我們帶來的便利：
1、節(jié)約會議的經(jīng)費、時間
據(jù)相關(guān)資料，各個企業(yè)或組織的工作人員每年參加會議的時間約占全部工作時間的30%以上；每年用于公務(wù)出差的費用高達300億元，而每次開會或會面中約有80%的時間需花費在路途中。
由于召開視頻會議的費用大致與開會的時間成正比，可促使與會者節(jié)省時間，提高效率。由于參加會議的人員就在本地，和會議有關(guān)的材料、文件、實物都在身邊，可以充分方便地交流。
3、適應(yīng)某些特殊情況
對于某些交通狀況不好，特別是地處山區(qū)、邊疆的城市，視頻會議將帶來極大的方便。
在一些緊急場合，如救災、防汛，戰(zhàn)地會議等，可以用視頻會議系統(tǒng)及時了解或發(fā)布緊急情況和決策，收效則難以用金錢來衡量。
4、增加參會人員
視頻會議可支持多人多點參加形成會議。同時，視頻會議系統(tǒng)具有投影、VGA端口以及數(shù)據(jù)流功能可以隨時增加會議與會者甚至召開全體會議?？偛繘Q策可即時傳達到所有員工。
